Pocos problemas han dividido tanto a las agencias en la era pospandemia como las políticas de regreso a la oficina. Algunas empresas han optado por mandatos estrictos, mientras que otras han permitido una flexibilidad casi total, y cada enfoque conlleva desventajas en términos de cultura, costos y retención.

Motion Agency ha dedicado los últimos cuatro años a desarrollar un modelo que considera que ofrece el equilibrio perfecto. En septiembre de 2021, implementó una política que otorga a cada uno de sus 75 empleados 88 días de teletrabajo al año, lo que equivale a un promedio de tres días en la oficina a la semana, pero con plena autonomía para utilizarlos.

La agencia independiente con sede en Chicago, que también tiene oficinas en Nashville y Cincinnati, decidió 88 días analizando el número total de días laborales en un año, luego restando los feriados y el número promedio de días libres pagos que reciben sus empleados.

“Lo que permite la ley 88 es que la gente esté en la oficina tres días a la semana”, dijo Kimberly Eberl, fundadora y directora ejecutiva de Motion Agency. “Creo que eso es lo que hacen muchas empresas, pero es más estricto decir: "Bueno, te necesitamos los martes, miércoles y jueves". Así que nos da tres días a la semana, así que yo, como empleador, siento que gano... pero el empleado siente que también gana”.

Cómo funciona

Eberl consideró hacer que todos los viernes fueran remotos para todos, pero luego se dio cuenta de que no era la mejor opción.

“Al principio, pensé que tendríamos reuniones remotas todos los viernes porque a la mayoría de la gente no le gusta venir los viernes”, dijo. “Pero luego hubo excepciones: a algunos sí les gusta venir. Y como trabajamos en el sector de la atención al cliente, algunos clientes tenían reuniones los viernes, y eso había que tenerlo en cuenta”.

La agencia también modificó la política con el tiempo, añadiendo algunos momentos obligatorios en la oficina, incluyendo revisiones anuales programadas y reuniones con altos ejecutivos, explicó Eberl. Motion también organiza reuniones públicas trimestrales y "Días en Movimiento" mensuales los martes, miércoles o jueves para que el personal pueda reunirse regularmente en la oficina.

Equilibrar horarios remotos

Los empleados de Motion utilizan la flexibilidad de forma diferente. Algunos concentran sus jornadas en casa, mientras que otros las distribuyen a lo largo del año.

Eberl dio el ejemplo de una empleada que quería pasar los meses de verano con su familia en su casa de verano en Michigan, por lo que, a cambio, trabaja cinco días a la semana en la oficina durante el invierno.

“Mi familia y yo pasamos seis semanas en el norte de Michigan cada verano, lo que permite que mi hija pase un tiempo invaluable con sus abuelos (quienes, por supuesto, viven en otro estado)”, compartió Erin McGraw, vicepresidenta de Relaciones Públicas de la agencia, en una encuesta reciente a empleados. “Me atrevería a decir que poder pasar los veranos en un lugar que mi familia y yo amamos también ayudó a resolver el dilema que muchos enfrentan: ¿cuál es el mejor lugar para criar a un hijo?”

Eberl dio otro ejemplo de una empleada que toma decisiones más según la situación, ya que detesta desplazarse con mal tiempo. "Así que, cuando llueve, casi puedes garantizar que no estará aquí", dijo.

Para ausencias más prolongadas, no existe una política estricta, sino una regla informal.

"No tenemos una política establecida para eso. Pero generalmente, diría que la gente planea con dos o tres semanas de anticipación para este tipo de cosas", dijo Eberl.

Katie Lindley, vicepresidenta senior de servicios al cliente de Motion, dijo que pudo mudarse gracias a la política de la agencia.

“Tras una experiencia difícil en Chicago, pudimos reducir el tamaño de nuestra casa y venderla en Chicago, además de viajar desde fuera del estado”, escribió Lindley en la misma encuesta. “La flexibilidad nos permite vivir en un lugar que nos hace mucho más felices, pero también nos permite planificar los días de oficina según el clima y otros eventos que pueden dificultar el viaje, y conciliar los compromisos familiares con mi madre, que ya es mayor”.

Eberl, mientras tanto, viene a la oficina cuatro días a la semana.

Aprendizajes del proceso

La adopción ha sido sólida. Siete de cada diez empleados utilizan el 90 % de sus días, afirmó Eberl. Comentó estar un poco sorprendida por esa acogida, dado que Motion adquirió una agencia totalmente remota, 2.718 Marketing, a principios de 2024 .

"Pensé: "¿Cómo va a funcionar esto para que el personal que trabaja 100% a distancia pueda venir con cualquier frecuencia?". Lo que he notado es que el personal no aprovecha todos sus días de teletrabajo", dijo Eberl. "Me fijo en quién tiene muchos días libres, y la mayoría son de esa agencia".

Sin embargo, agregó que algunos empleados de esa agencia se fueron.

La flexibilidad también tuvo efectos inesperados en el estilo de vida de los empleados. "El 20% de mi personal adoptó una nueva mascota gracias a esta política", dijo Eberl. "Aceptamos mascotas en nuestra oficina, pero tiene sentido porque, por ejemplo, cuando tienes un cachorro nuevo, son un problema. Así que pasar más tiempo en casa cuando tienes un perro nuevo tiene sentido. … Alguien me ha dicho que esta es la razón por la que están en Motion".

Cómo Motion Agency realiza el seguimiento de los horarios

Uno de los principales desafíos fue el seguimiento y la gestión de los diferentes días remotos.

“Buscamos por todos lados algún software que pudiera rastrear el tiempo en que la gente estaba, porque resultaba muy confuso si trabajaban desde casa, estaban enfermos o lo que fuera”, dijo Eberl.

Motion ahora utiliza una herramienta de software llamada Built for Teams, que codifica por colores quién está presente, remoto, de tiempo libre remunerado o en una reunión con un cliente.

"No me gusta ser un director que tenga que llevar un registro de quién estuvo en la oficina y quién no, pero es una instantánea excelente y sencilla", dijo Eberl.

Resultados y retención

El modelo de 88 días requiere más previsión que un mandato rígido de tres días a la semana en la oficina.

“Esta política nos obliga a planificar un poco más que la agencia promedio”, dijo Eberl. “No se trata solo de: ‘Bueno, hagámoslo mañana. Decimos: ‘Bueno, hagámoslo el martes para que la gente se dé cuenta y se asegure de venir’”.

Considera la estructura como una fortaleza y afirmó que ha contribuido a una mayor tasa de retención. Esta aumentó a casi el 96 % en 2024, frente al 77 % en 2021.